最近、メールをご利用のお客様の中で、サーバー容量がいっぱいになってしまうケースが増えてきています。特に「メールをサーバに残す」設定をされている方が増え、古いメールがサーバに残ったままになっていることが多くなっています。
メールをサーバーに大量に残していると、メールの受信が遅延したり、エラーが発生したり、最終的に新しいメールが受信できなくなることがございます。
通常、メールは受信後にサーバーから削除されますが、「メールをサーバに残す」設定にしている場合は、受信後もサーバに残り続け、最終的にメールボックスがいっぱいになってしまいます。
お手数ですが、複数の端末で同じメールを確認するなどの理由でメールをサーバーに残す設定にしている場合は、〇日後に削除する、などの削除条件も設定頂ければと思います。
また、お客様のご利用環境によっては、IMAP方式でメールを受信されている可能性がございます。IMAPをご利用の場合は、メールはサーバー上に保存されたままとなり、容量がいっぱいになる原因となることがあります。
そのため、以下の内容をご確認いただき、設定の見直しをご検討頂ければと思います。
※特に、IMAP をご利用で、一つのフォルダに大量のメールを入れている場合は、そのフォルダを読み込む際に時間がかかり、サーバーのパフォーマンスに影響を与える可能性がございます。IMAPをご利用の場合は、定期的なメールの整理とフォルダを分けることをお願い致します。
■受信方法 POP と IMAP の違いについて
・POP（Post Office Protocol） は、メールをサーバーからダウンロードし、端末に取り込む方式です。
受信後、メールはサーバーから削除されるため、サーバーの容量を圧迫することがありません。
端末側にメールが保存されるので、パソコンなど大容量ストレージを持つ端末に適した受信方式です。
※〇日後にサーバーから削除する、という設定を行う事で、POP受信後すぐに削除させずに、同じメールをその期間だけスマートフォンなど他の端末でも再受信する事が可能です。
・IMAP（Internet Message Access Protocol） は、メールを端末に取り込むのではなく、直接サーバー上にあるメールを読みに行く方式です。
端末にメールを取り込まないので、端末のストレージ容量をあまり使いません。
スマートフォンなど、ストレージ容量があまり多くない端末で、新着メールを確認したいときなどに適した受信方式です。
※IMAPでは、メールはサーバーに残ったままとなりますので、定期的に不要なメールを整理し、サーバー上の容量を管理することが必要となります。
上記を踏まえ、パソコンでメールを受信している場合は POPを、
同じメールアドレスをスマートフォンなどで受信する場合は、IMAPをおすすめしております。（パソコンにはPOPで継続してメールを保存し、スマートフォンなどではIMAPで新着メールをチェックする、という方法）
そのメールアドレスを受信している全ての端末がIMAPで設定されている場合は、
サーバーからメールが削除する端末がない為、最終的にメールボックスがあふれてしまいます。全てIMAPのままにする場合は、定期的にメールボックスの整理などをお願いできればと思います。
お手数ですが、設定の見直しと、必要に応じて「サーバに残す」設定の調整をお願いできれば幸いです。
設定方法についてご不明点があれば、弊社サポートまでお気軽にご連絡ください。
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